Hoe kan ik iedereen op stil zetten tijdens een vergadering in Microsoft Teams?

Hoe zorg ik ervoor dat niemand praat, behalve de presentator?

“Hoe kan ik iedereen op stil zetten?” Dat is een vraag die we vaak krijgen aangevuld met: “Is er ook een mogelijkheid om ervoor te zorgen dat ik kan bepalen of ze wel of niet mogen praten?” Sinds kort kan dit! Voorheen kon je wel bij iedereen zijn microfoon uitzetten, maar kon iedereen zichzelf van mute afhalen. Maar nu is er de functie “hard mute” oftewel zorg ervoor dat deelnemers niet meer zelf hun microfoon aan of uit kunnen zetten.

Het is belangrijk om te weten dat dit alleen werkt voor deelnemers van een vergadering. Veel vergaderingen worden standaard aangemaakt met iedereen als presentator. Dus heb je een meeting/vergadering dan kan het zijn dat iedereen mee kan praten ook al zet je ze op ‘hard mute’. Dit kun je overigens wel tijdens je vergadering aanpassen, maar vaak is het dan al te laat en is de stress toegeslagen.

Instellingen om iedereen te dempen tijdens de vergadering

Om te beginnen maak je een normale vergadering aan zoals je altijd doet en nodig je de mensen uit die je erbij wilt hebben en stuurt de invite. Hierna ga je naar Microsoft Teams, naar agenda en klik je op de vergadering die je net gepland hebt:

Nadat je op bewerken hebt geklikt kom je in het volgende scherm, daar klik je op vergaderopties:

Vervolgens heb je in de vergaderopties 2 selecties die je moet instellen. Als eerste kies je de presentator(en). Hier selecteer in Peng en mijzelf. Daarna zorg je ervoor dat het knopje ‘deelnemers toestaan het dempen op de heffen’ op ‘nee’ staat. Doe je dat niet, kan iedereen alsnog praten.

Alle instellingen zijn gedaan. Alles staat nu klaar voor de meeting/vergadering.

Hoe zie ik dat iedereen gemute of gedempt is?

Wanneer de vergadering start zie je direct of je de instellingen goed staan. Je ziet namelijk een ander icoon bij de deelnemers dan bij de presentatoren:

 

Hoe krijg ik een deelnemer van mute of dempen af?

Om een gebruiker van mute af te krijgen zijn er 2 mogelijkheden. De eerste optie is de gebruiker presentator maken. Dit is niet de meest logische optie maar werkt wel snel:

De best practice optie is om de deelnemers voor de meeting of in het begin van de meeting te instrueren hun hand op te steken als ze iets willen zeggen. In de onderstaande meeting steekt Coen zijn hand op:

Als Coen zijn hand heeft opgestoken, kan de organisator de microfoon van Coen op unmute zetten. Als Coen klaar is, kan de organisator hem ook direct weer op dempen zetten.

 

Hoe kan ik de opties dempen aanpassen als de vergadering/meeting al begonnen is?

Je kunt de instelling ook aanpassen als de vergadering/meeting al in volle gang is. Daarvoor ga je naar de deelnemers en klik je vervolgens op de 3 puntjes, daar selecteer je ‘machtigingen beheren’. Dan kom je in de browser in hetzelfde scherm zoals ik in het begin beschreef en kun je de wijzigingen alsnog doen.

 

Conclusie

Het is vrij eenvoudig om deelnemers in een vergadering te dempen en alleen te laten spreken als ze mogen spreken. Er is ook aangekondigd dat je de chat voor de meeting aan en uit kunt zetten. Dit kan handig zijn als je een vergadering meer als een webinar wilt organiseren. Zodra deze functionaliteit er is zullen we hier dieper op in gaan.

Video

Van deze functionaliteit hebben we ook een video opgenomen. Deze is terug te zien op ons Youtube kanaal.
Wil je meer video’s van ons zien met handige tips? Abonneer je dan op ons YouTube kanaal.

Van de video’s maken we tegenwoordig ook een podcast, zodat je deze terug kunt luisteren zonder te kijken: