Asynchroon en hybride samenwerken, hoe doe je dat? – Door Amarens van Meerlo

Als je dit ook wil, dan zijn er natuurlijk een aantal factoren waar je rekening mee moet houden en wat je goed moet regelen. Graag deel ik een aantal tips met jullie.

Verschillende tijdzones (of piekmomenten) 
Iedereen heeft op een ander moment de meeste energie om werk te verzetten. Voor de één is dat ‘s ochtends vroeg, voor de ander juist ‘s middags of zelfs ‘s avonds. Je kunt dit een beetje vergelijken met werken in verschillende tijdzones: 

• Heb respect voor elkaars tijdzones en piekmomenten: spreek verwachtingen naar elkaar uit, vb wanneer reageer ik wel en wanneer niet, wat is de reactietijd die we maximaal hanteren, als het dringend is hoe kan je mij dan bereiken, etc
• Heb vertrouwen in elkaar en geef ruimte! Stop met micromanagen of controleren. Daar wordt geen enkel mens blij van en gaat de efficiëntie en kwaliteit zeker niet van omhoog. Gun iedereen zijn of haar autonomie
• Maak duidelijke afspraken over welke contactmomenten jullie samen hebben
• Spreek duidelijke activiteiten en/of deliverables af
• Plan daily check-in momenten in, waarin je elkaar kort bijpraat waar je die dag aan werkt
• Wees zichtbaar en deel elke dag even een update. Bijvoorbeeld in Teams en in een daily stand-up. En niet te vergeten: Work Out Loud! Laat zien waar je mee bezig bent! Of je nou op de Caribbean werkt of vanuit je thuiskantoor. Zichtbaarheid is noodzakelijk bij hybride en asynchroon samenwerken
• Zet altijd de video aan tijdens meetings en let op de non-verbale signalen, zoals lichaamshouding, gezichtsuitdrukking, stemgeluid etc. Toon je emoties en maak het bespreekbaar. Het wordt al gauw een kille en afstandelijke sfeer wanneer alles via een beeldscherm verloopt en alleen nog maar de zakelijke punten op de agenda staan.
• Plan ook eens gezellige bijpraat momenten in, waarin je bijvoorbeeld samen de week afsluit met een borrel of samen een wandeling maakt en het even niet over werk hebt
• Wees duidelijk in wat voor type meeting het is (bijpraten, brainstormen, besluitvorming, hulpvragen, gezellig bijkletsen, etc.), zorg dat het doel helder is en je een gevarieerd programma op een dag hebt.
• Zorg voor goede internet verbinding!!! Niks is vervelender dan slecht geluid, geblokt camerabeeld en een verbinding die steeds wegvalt
• Werk samen in een veilige beheersbare en gebruiksvriendelijke omgeving, zoals MS Teams (M365)
• Het is handig als je redelijk uit de voeten kan met de applicaties waar je mee werkt. Er is niet altijd een collega beschikbaar die een functionele of technische vraag voor jou direct kan beantwoorden
• Zorg dat je vanaf elk device kan samenwerken, want stel dat je laptop het begeeft terwijl je op de Caribbean zit, dan moet je wel verder kunnen werken op bijv. je telefoon, tablet of een andere laptop
• Zorg voor een goede headset, camera en eventueel een tweede scherm
• Vind een appartement met airco!