Professionaliseren van vergaderingen
Waar in 2020 online vergaderen een noodoplossing leek door de corona crisis, zien we dat deze trend zich verder voortzet en uitbreidt. We gaan weer meer naar kantoor, maar thuiswerken blijft een belangrijke rol spelen en zal dat blijven doen. Daarbij wordt hybride vergaderen ook steeds populairder. Het is dan ook niet onverwachts dat er meer aandacht is om digitale vergaderingen te professionaliseren en dat deze aan meer eisen moeten voldoen.
Waarom professionaliseren?
- Veiligheid: we kennen allemaal wel iemand die per ongeluk verkeerde informatie deelde door het verkeerd delen van het scherm. Voorkom risico’s en voorzie medewerkers van de juiste toolkennis en ervaring.
- De tool is het middel, niet het doel.
Microsoft Teams faciliteert de vergaderingen, net als de vergaderzaal op kantoor. In 2020 waren technische problemen een prima excuus, tegenwoordig is online vergaderen het nieuwe normaal en wordt er verwacht dat dit goed verloopt. Dit mag geen belemmering meer vormen. Is dat het wel? Kijk dan waar het probleem vandaag komt. Hoe is het gebruikersniveau binnen jouw organisatie? Zijn de juiste technische middelen aanwezig? - Hybride vergaderen neemt een toevlucht en zorgt voor nog meer aandacht voor digitaal vergaderen. Is jouw (digitale) werkomgeving hiervoor ingericht?
Hoe maak je die verbeterslag
- Zorg voor de juiste apparatuur. Je vindt hier een overzicht met een voorbeeld van goede camera’s, microfoons, etc.
- Zorg voor een goede adoptie van de tools. Overstappen naar bijvoorbeeld Microsoft Teams is stap één, maar vergeet niet dat dit een nieuwe werkwijze met zich meebrengt. Voorzie medewerkers van voldoende training en support om hier zelfstandig én veilig mee aan de slag te gaan.
- Maak algemene afspraken over hoe er binnen de organisatie vergaderd wordt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opstellen van een vergaderdoel, het aanstellen van een voorzetter, de duur van een meeting, etc.
Hulp nodig?
Wij helpen organisaties met het creëren van een veilige en beheersbare digitale werkomgeving waar medewerkers met plezier kunnen werken. Oók op het gebied van online- en hybride vergaderen.
Meer informatie over het scenario ‘Efficiënt (hybride) vergaderen’ vind je hier.
