Wat is de beste manier voor het opslaan van bestanden in SharePoint en Teams?

Wat is de beste manier voor het opslaan van bestanden in SharePoint en Microsoft Teams? Is dat nu metadata of zijn dat mappen (folders)? Die vraag hoor ik nog vaak voorbij komen. Er zijn bedrijven die kiezen om folders te gebruiken en er zijn bedrijven die alleen metadata willen gebruiken.

Door de introductie van Microsoft Teams is het er niet direct duidelijker op geworden hoe we dit nu optimaal moeten gebruiken. Vandaar dit artikel, waarin ik hier dieper op in ga. Ik vind het leuk als je in onder dit artikel een reactie kunt geven over jouw eigen visie hierover.

Wat is metadata?

Metadata is een beschrijving van een bestand. Als voorbeeld gebruik ik een fiets. Een fiets heeft verschillende onderdelen, zoals hieronder in het plaatje geschetst:

Stel je zou deze fiets op willen slaan in een bestand en je wilt toch wat details van de fiets in het bestand zetten. Dan zou de bestandsnaam er wellicht zo uitzien: Dogma_2019_Black_21versnellingen_etc.docx. Zo kunnen we hem makkelijk terug vinden op bestandsnaam (al is de naam nog steeds niet helder). Elk onderdeel van de fiets is een stukje metadata en beschrijft hoe de fiets eruitziet.

Wanneer je naar deze fiets kijkt heeft hij bijvoorbeeld velgremmen. Andere fietsen hebben bijvoorbeeld een:

• schijfrem
• velgrem
• trommelrem
• elektrische rem

Met metadata zou je meerdere kolommen kunnen maken in een bibliotheek die de onderdelen beschrijven, zoals “type remmen”, “merknaam”, “jaartal” etc. Nu kunnen we in de kolom aangeven wat voor remmen het bijvoorbeeld zijn. Dit kan ook bij het merk, jaartal etc etc.

Meer informatie over wat metadata nu precies is, kun je hier vinden.

Waarom metadata in SharePoint?

Hiervoor moeten we terug in de geschiedenis van SharePoint. In 2001 kwam de eerste versie van SharePoint en toen nog eenvoudig op folder niveau. In 2003 kwam er metadata bij en werd de data inzichtelijk via een browser. Metadata is toegevoegd om het makkelijker te maken. Om eenvoudig bestanden terug te vinden en eventueel te filteren in een SharePoint bibliotheek. In latere versies kwam daar ook nog eens een krachtige zoekmachine bij. Deze zoekmachine kan heel goed omgaan met metadata, waardoor het nog makkelijker werd bestanden terug te vinden.

Voordeel van metadata

Het voordeel van metadata is dat je niet in folders hoeft te werken. Het nadeel van in folders werken is dat je afdeling of team, exact moet weten hoe de folder structuur in elkaar zit. Het komt wel eens voor dat bestanden in de verkeerde folder worden opgeslagen. Of dat de bestanden dubbel opgeslagen worden, omdat ze bijvoorbeeld bij 2020 en 2019 horen. Met metadata kun je dit eenvoudig oplossen en krijg je een mooi overzicht van bestanden die heel eenvoudig op te zoeken zijn.

Nadeel van metadata

Er zitten ook nadelen aan metadata. Dit is namelijk met het gebruik van bijvoorbeeld OneDrive. Wanneer je de bestanden synchroniseert met je pc lokaal dan komen de metadata gegevens niet mee. Hierdoor krijg je een grote bak met bestanden die ongestructureerd in OneDrive staan.
Ook moet je nadenken als je metadata gebruikt dat de gegevens wel ingevoerd moeten worden bij het bestand. Dit kan door een aantal standaard waarde te gebruiken in de bibliotheek. Als dit niet gebeurd moet een gebruiker altijd nog de metadata invoeren via de browser. Je wilt niet alles vastleggen met metadata. Denk goed na wat echt belangrijk is als je met metadata werkt, zodat je niet 20 kolommen in moet vullen.

Voordeel van Folders

Folders of mappen bestaan al sinds het begin van de PC. Folders zijn ingeburgerd en iedereen weet hoe hij hiermee om moet gaan. Het voordeel van folders is dat de folder herkenbaar is. Maar ook dat het makkelijk naar OneDrive gesynchroniseerd wordt op de lokale pc. Bijna elke gebruiker weet hoe hij of zij een folder kan maken. Folders in een vaste groep van medewerkers geeft structuur, zo lang iedereen op de hoogte is.

Nadeel van Folders

Het nadeel van folders is dat als je een diepere structuur wilt, dus folders in folders, je al snel op 7 mappen diep zit. Ik neem de fiets weer als bijvoorbeeld. Als je dit op deze manier opslaat, dan krijg je eerst een folder voor het merk, dan een folder met het jaartal, dan de remmen etc. Dit werkt goed op een fileserver, maar in SharePoint loop je dan snel tegen de limieten aan. Je kunt bestanden niet meer opslaan, vanwege de lengte van het pad.

Wanneer je folders gebruikt en er komt een nieuwe collega bij in het team, dan weet diegene vaak niet de structuur van de folders en moet hij of zij behoorlijk zoeken. Wat dan vaak gebeurd is dat diegene zijn eigen mappen structuur weer maakt, met als gevolg dat er veel bestanden dubbel opgeslagen worden. Daarnaast kun je niet eenvoudig zoeken of filteren op bijvoorbeeld velgremmen.

Folders en Metadata

Ik vind zelf het principe folders in combinatie met metadata erg sterk. Dit is natuurlijk afhankelijk of het echt om DMS functionaliteiten gaat of gewoon bestandsopslag. Wat ik vaker zie en een mooie compromis vind is dat je 3 folders per bibliotheek mag gebruiken en de rest met metadata doet. Door deze combinatie kan je prima synchroniseren met OneDrive en kun je eventuele metadata automatisch of in de browser aanvullen. Hierbij moet je wel opletten hoe kundig je collega’s zijn en hoeveel standaard data je al mee kan geven.

Toekomst

Als we naar de nabije toekomst kijken hoeft metadata niet meer nodig te zijn om bestanden terug te vinden. En precies hier zit nog een uitdaging.

Wat je nu ziet bij Microsoft Teams is namelijk het volgende. Een Team krijgt een bibliotheek toegewezen. In een Team kan je meerdere kanalen aanmaken en elk kanaal is een folder in de bibliotheek. Je kan tot 200 kanalen aanmaken per Team.

Nu is het aanmaken van die ene folder nog niet zo erg. Maar wat lok je hiermee uit?
Gebruikers gaan weer denken in folders in plaats van folders in combinatie met metadata. En ze gaan bestanden weer dubbel opslaan, omdat ze het bestand nog niet zien of het niet in de juiste folder is opgeslagen. En elke afdeling hanteert zijn eigen visie op de folders.

Wat je ziet is dat Microsoft meer met Artificial Intelligence gaat doen, maar daar zijn we nog niet. Dat betekent dat je de zoekfunctie zonder metadata kan gebruiken, omdat deze ook de content in de bestanden doorzoekt. In de praktijk blijkt het nog niet optimaal te werken. Je kunt niet altijd alles terugvinden of je krijgt veel te veel informatie terug.

Mijn eigen visie op bestanden in Microsoft Teams

Ik zou ervoor kiezen dat we per kanaal een bibliotheek krijgen in nabije toekomst. Hierdoor kun je per kanaal instellen of je met folders en metadata wil werken of alleen folders, waardoor je de kanalen nog specifieker kunt maken. Door het op deze manier te doen maak je optimaal gebruik van de capaciteit van SharePoint en Teams samen.

Laat graag in een reactie weten hoe jij hierover denkt.

Je kan dit artikel ook direct in je Team delen via deze knop:

PS.
Wil je samen met mij 1 op 1 hierover brainstormen?
Onderzoeken hoe jij dit het beste kan inrichten bij jou in de organisatie?
In een strategiesessie van 2 uur gaan we hier samen mee aan de bak.
Met persoonlijk advies en een concreet plan kun jij direct de eerste stappen zetten.
Vragen? Neem gerust contact op.