Waarom geen online live event via Microsoft Teams?

Waarom je geen online live event (gebeurtenis) of webinar via Microsoft Teams moet organiseren

Als je een meeting kunt doen, kan een live event via Microsoft Teams niet zo moeilijk zijn toch? Het klinkt allemaal zo mooi maar er zit een heel groot verschil tussen een meeting (vergadering) en een live event.

Als je een meeting organiseert, zie je iedereen en kun je eventueel iemand in de spotlight zetten. Door de laatste wijzigingen in Teams kun je ervoor zorgen dat tijdens een meeting de deelnemers niet van mute afkomen tenzij iemand zijn of haar hand op steekt en jij ze de rechten geeft om de microfoon te gebruiken. Hier wordt binnenkort de mogelijkheid aan toegevoegd dat je ervoor kunt zorgen dat deelnemers niet kunnen chatten tijdens de meeting. Het enige nadeel is dat wanneer je een presentatie deelt, je niet handig kunt schakelen naar de presentator tijdens de meeting. Mocht het echt nodig zijn, kun je hier natuurlijk omheen werken. Hiervoor heb je alleen wel een technisch onderlegd iemand voor nodig die precies weer hoe hiermee om te gaan.

Ook de limiet van 250 deelnemers in een meeting is binnenkort verleden tijd. Met een extra licentie kun je straks tot +/- 1000 deelnemers gaan. Genoeg reden goed te bekijken of je überhaupt nog een live event wilt organiseren :-).

Wil jij toch WEL een live event organiseren via Microsoft Teams?
Lees dan hieronder waar je allemaal tegen aan gaat lopen bij het organiseren van het event.
Mis jij dingen, laat het dan vooral weten in de reactie.

Ben jij niet zeker van je zaak, huur dan iemand in ((of ons van KbWorks ;-)) die dit vaker doet om je eerste live event tot een groot succes te brengen!

 

 

Help, ik kan geen Live event aanmaken! Is mijn licentie wel goed?

Wanneer je een live event wil organiseren kan dit momenteel niet met een Microsoft 365 Business account. Hiervoor heb je minimaal een E1 licentie of hoger (E3, E5) nodig. Zie hier en hier welke licentie het beste bij jou past.

Laptop valt in slaapstand tijdens live event

Dit is een van de meest voorkomende problemen tijdens een live event: de PC van de presentator valt in slaap tijdens het event of heeft geen stroom meer. Zorg ervoor dat alle PC’s die gebruikt worden tijdens het event vast liggen aan de stroom. Een live event kost ontzettend veel processor capaciteit. Waarbij je bij een normale vergadering genoeg hebt aan 4 uur accu is dit bij een live event vaak het dubbele.

Laptop of pc is niet sterk genoeg

De beelden haperen en/of komen niet goed over. Een live event vraagt het uiterste van je laptop. Zorg er dus voor dat deze echt krachtig genoeg is om een event te hosten. Denk hierbij aan een pc met minimaal 8 GB geheugen en een CPU met minimaal 2 cores. Zelf gebruiken wij voor de live events vaak een virtuele machine die we hosten in azure met deze specs. Hierbij maken we dan gebruik van virtual audio cables voor het geluid.

Desktop Applicatie

Wanneer je een live event gaat doen is het belangrijk dat alle presentatoren de desktopapplicatie van Microsoft Teams geïnstalleerd hebben. Daarnaast is het belangrijk dat bestanden die gedeeld woorden tijdens het event, zoals een PowerPoint, lokaal staan op je pc. Dus niet via PowerPoint Online.

De chat tijdens een live event is gemodereerd

Tijdens een live event kunnen alleen de presentator(en) en producer de chat bedienen. Deelnemers kunnen wel vragen stellen via de chat maar deze moeten eerst worden gemodereerd door een moderator (presentator). Hier hebben we meteen een van de zaken waarom je geen live event zou willen doen. Dit betekent namelijk dat je minimaal 1 persoon moet hebben die de chat in de gaten houdt. Dit zou de producer kunnen doen maar je moet je afvragen of dit wenselijk is, hij moet zich immers richten op wat de kijker te zien krijgt.

Er is geen draaiboek

Een draaiboek is ontzettend belangrijk voor iedereen die meedoet aan het event. Hierin vind je alle informatie over het event. Wie komt wanneer in beeld en welke camera moet wanneer aan of uit. Vooral de producer zorg dat hij een uitgeprinte versie heeft van het draaiboek tot zijn of haar beschikking heeft. Dit helpt ook om overzicht te krijgen.

De producer is ook degene die de presentatie deelt

Een veel gemaakte fout is dat de producer ook de presentatie deelt. Dit is niet handig. Als producer moet je er namelijk voor zorgen dat de juiste content in beeld is en dat je de mensen die niet hoeven te spreken op eventueel op mute kunt zetten. Er moet dus een aparte gebruiker zijn die de content deelt. Let op, het is belangrijk dat deze content full screen wordt gedeeld. Dit betekent dat de pc verder niet bruikbaar is.

Het is belangrijk om te weten dat het op dit moment nog niet mogelijk is om geluid te delen vanuit een Mac. Dit is wel vanuit Windows. Let op, zorg ervoor dat als je een presentatie deelt dat je de toggle (schakelaar voor geluid delen) omzet. Wanneer je dit vergeet krijgt het publiek geen audio te horen.

 

Heb je filmpjes in de presentatie zitten? Zorg dan dat de pc die de filmpjes moet afspelen zwaar genoeg is. Wanneer je bijvoorbeeld een 1 GB presentatie hebt, moet de hele presentatie in het geheugen geladen worden van de pc. Houdt bij het gebruik van filmpjes ook rekening met de snelheid waarmee ze zijn opgenomen. Deze moet namelijk ook voldoende zijn. We zien vaak dat een filmpje totaal niet tot zijn recht komt omdat er bijvoorbeeld de verkeerde codec is gebruikt.

Organiseer je een live event waarbij verschillende mensen een presentatie maken? Zorg dan dat alle content verzameld is in één grote presentatie. Zo staat alle content direct klaar om te delen met het publiek. En, laatste tip, gebruik dan een klikker om door de presentatie heen te gaan.

Er is een storing

Dit overkomt ons allemaal. Bij bijna alle live events gaat er wel iets mis: iemand kan zijn of haar camera niet aan krijgen, de presentator staat op mute of kan zijn presentatie niet delen. Zorg er altijd voor dat je een slide hebt die je in beeld kan brengen op het moment dat er iets misgaat. Laat via deze slide weten dat er een probleem is en dat de presentatie zo snel mogelijk verder gaat. Zeker bij global events die over meerdere landen bijgewoond worden of vanuit diverse locaties worden uitgezonden is dit belangrijk.

Er is geen stabiel internet

Een live event heeft voldoende bandbreedte nodig! Je moet rekening houden dat elke pc minimaal(!) 5 mbs nodig heeft om een live event te doen. Dit betekent dat je al snel 100 mbs of hoger nodig hebt. Zorg dat je daarnaast niet op de Wifi zit. Ook al is Wifi vaak mega stabiel raden wij je ten zeerste aan de pc’s aan te sluiten op een vaste internet kabel. Hierdoor sluit je problemen met de wifi in ieder geval uit.

Iedereen zit in een ruimte

In verband met COVID-19 gebeurt het op dit moment niet zoveel, maar zorg ervoor dat alleen de presentator(en) en producer in de ruimte zijn. Deelnemers zitten dus in een andere ruimte. De stream die uitgezonden wordt, komt 20 tot 30 seconden later binnen bij de deelnemers. Dit kan opgevangen worden door de presentator(en) en als zeer hinderlijk ervaren worden. Zorg ook dat de pc die de presentator gebruikt de enige is met geluid en microfoon aan.

Producer kan niet unmute

De producer kan er niet voor zorgen dat de microfoon open/ aan gaat bij een presentator. Hij kan er wel voor zorgen dat de microfoon gemute wordt. Dit is natuurlijk een van de meest genoemde zaken; een presentator staat nog op mute. Zorg er dus voor dat je een duidelijk teken kan geven aan de presentator zodat hij weet dat hij nog op mute staat. Dit kun je doen door een slide of handgebaar te gebruiken.

Mijn video is niet opgenomen

Het is belangrijk dat je voor een live event contact opneemt met de IT afdeling van je organisatie. Vraag of alle instellingen goed staan, mag je een opname maken van het live event of staat dit automatisch al aan (mijn voorkeur). Wanneer een live event wordt opgenomen en de instellingen staan goed komt deze niet terecht op de gebruikelijke locatie (stream, OneDrive of SharePoint) maar wordt deze opgeslagen in Azure en gegeneerd door een bot. De video kun je na het event downloaden als je de invite opent. Let op: ik heb het wel eens fout zien gaan met deze recording. Je kunt ook een een screen capture tool mee laten lopen op de achtergrond die het live event lokaal opneemt. Hiervoor heb je wel genoeg ruimte nodig op je harddisk. De tool die je hierbij kan helpen is Camtasia van Techsmith.

 

Deelnemers rapport

Het deelnemers rapport kan belangrijk zijn als je een event organiseert waarbij de deelnemers bekend/ inzichtelijk moeten zijn. Wanneer je een publiek event aanmaakt is het onmogelijk om te zien wie er nu daadwerkelijk in het event aanwezig waren. Wil je dit wel kunnen zien, moet je kiezen een event aan te maken voor specifieke gebruikers, groepen of intern.

 

Bovenstaand zie je de 3 opties. In de onderstaande screen nog even de opties die je hebt voor het produceren van je live event:

Wanneer je toch een publiek event wil organiseren omdat het niet anders kan, dan kun je een Forms form maken waarop je vraagt of iedereen die wil invullen met naam. Zijn het enkel deelnemers vanuit je organisatie dan zou je nog kunnen kiezen om hun naam vast te laten leggen bij het invullen.

Waarom een Dry run verplicht is?

Wanneer je een live event gaat doen is het eigenlijk een verplichting om een dry run te doen. Voor een dry run nodig je iedereen uit die deel moet nemen in een rol voor het event. Zo kun je kijken of iedereen kan inloggen en mee kan doen. Zorg ervoor dat er tijdens een dry run ook dat een deelnemer aanwezig is die gaat proberen vragen te stellen. Check ook of het delen van de presentatie goed gaat tijdens de dry run.

Bij een uitgebreid live event met OBS en NDI dien je dit ook te doen omdat je dan de verschillende scenes wilt testen en de namen wil koppelen aan een scene.

Klik nooit op beëindig in het live event

Wanneer je op beëindig klikt in het live event dan wordt de uitzending gestopt en het event afgerond. Dit betekend dat niemand meer in dit live event kan komen. Wat wel kan is dat je het live event verlaat. De 2 knoppen zitten bij elkaar dus dit kan er voor zorgen dat er verwarring ontstaat.

Stuur nooit een directe link van het event naar de deelnemers

Wanneer je een live event organiseert is het van belang dat de deelnemers een link ontvangen waarmee zij deel kunnen nemen. Het is sowieso belangrijk dat de juiste link wordt gedeeld met de juiste personen: deel de link voor de deelnemers alleen met de deelnemers en de link voor de presentator(en) alleen met de presentator(en). Wat vaak fout gaat is dat het live event al aangemaakt wordt en de deelnemerslink die daar getoond wordt direct wordt gedeeld.

Wanneer je dit doet kun je niets meer wijzigen aan de uitnodiging. Dus stel je voor dat er iemand anders later als presentator toegevoegd moet worden aan het live event en het event is al gestart is dit niet meer mogelijk. Dit is de reden waarom wij aanraden om een verwijslink aan te maken waaronder de link van het live event wordt gezet. Je kunt hiervoor diverse url shortners gebruiken maar wees je bewust dat ze aangepast moeten kunnen worden. Het beste is om een webpagina te gebruiken waar de link live event staat. Door dit te doen kun je eenvoudig de pagina aanpassen zonder dat je iedereen een nieuwe url hoeft te sturen.

Mensen zien niet dat het event gaat starten

Wanneer je event opent en je hebt nog niet op start live event geklikt, zien de mensen alleen dat het event nog niet gestart is. Zorg ervoor dat je minimaal 10 minuten vóór je event het event al start. Zet hier een slide klaar die overeenkomt met de context waar ze voor zijn uitgenodigd. Hierdoor zien de deelnemers dat ze op de juiste plek zijn ingelogd.

Ik zie de presentator niet in het live event.

Wanneer alle presentatoren in de meeting zitten kan het voorkomen dat je geen overzicht meer hebt als producer. Dit betekend dat je moet gaan scrollen en zoeken naar de juiste presentator. Maak om dit te voorkomen duidelijke afspraken over wie aanwezig is als presentator op welke moment en wanneer je veel mensen aan het woord hebt.

Mensen zonder een Microsoft 365 account kunnen niet presenteren

Wanneer je de presentatoren uitgenodigd wil je ervoor zorgen dat ze een Microsoft 365 account hebben. Wanneer ze bijvoorbeeld een gmail-, live- of outlookaccount hebben kunnen zij niet presenteren in het live event. Dit is natuurlijk cruciaal in een live event. Vaak zie je dit al wanneer je het live event in een dry run doet. Dit betekent dus dat je soms specifiek een account moet laten aanmaken voor deze presentatoren.

Mijn geluid gaat sneller dan het beeld

Wanneer het geluid sneller gaat dan het beeld kan dit meerdere oorzaken hebben. Check of het geluid vanaf dezelfde pc als dat de camera komt. Wanneer dit niet zo is, kan dit een oorzaak zijn. Ook is het mogelijk dat dit in het live event zelf gebeurt en heb je hier geen controle over.

Ik wil een event met gave overgangen en titels wanneer iemand in beeld komt

Het is mogelijk om gebruik te maken van verschillende scenes. Dit kan je doen doormiddel van een virtual camera. Hiervoor gebruik je NDI in samenwerking met OBS Studio. Hier zal ik in de toekomst nog een blog over schrijven. Houd er in ieder geval rekening mee dat dit je machine nog zwaarder belast dan dat deze al was.

Mijn event is privé met externe gasten. Hoe voorkom ik dat er ongenodigde gasten in mijn live event komen?

Dit is een vraag die ik regelmatig krijg. Hier zijn 2 oplossingen voor. Je hebt of je IT administrator nodig, of kies voor een externe partij die mensen kan toevoegen aan je team. Mocht je ondersteuning willen bij je live event dan kunnen we je hierbij helpen.

Ik kan mijn achtergrond niet uitzetten

Wanneer je al een achtergrond hebt ingesteld kun je deze niet uitzetten in een live event. Let dus op voor je gaat delen of je achtergrond goed staat. Je kan dit natuurlijk altijd doen voor een event door even een pre meeting te doen. (deze komt uit de reacties onder deze blog)

Iemand deelt zijn presentatie door mijn presentatie

Wanneer iemand zijn presentatie/scherm aan het delen is dan kan het voorkomen dat de volgende presentator denkt ik deel mijn presentatie vast dat is makkelijk voor later. Op het moment dat je deelt terwijl er al gedeeld wordt dan word de content die het laatst gedeeld wordt direct zichtbaar als deze op dat moment al met het publiek gedeeld wordt. (deze komt uit de reacties onder deze blog)

En toch gaat het nog niet goed..

We zijn en blijven afhankelijk van Microsoft. We hebben al een aantal keren gezien dat alles goed leek te gaan maar bleek achteraf de opname slecht of liep het geluid niet synchroon met het beeld tijdens de meeting. Ook viel de stoom op de uitzendlocatie een keer uit. Je kan veel doen maar sommige zaken heb je helaas niet in de hand..

Wil jij WEL een live event organiseren via Microsoft Teams?
En ben jij niet zeker van je zaak?
Huur dan iemand in ((of ons van KbWorks ;-)) die dit vaker doet om je eerste live event tot een groot succes te brengen!