Private channels in Microsoft Teams are being rolled out from now on. In this article I will explain what this means for your organization and how you can deal with it. But I will also show you how you can set up or disable these functionalities.
First of all, it is good to know that a Microsoft Teams team can consist of different channels. By default, you get a general channel. As soon as you start working with Teams, you will soon discover that one channel is not enough and you want to create multiple channels. A channel is usually about a specific topic or project.
By default, everyone is in the channel. But sometimes there are exceptions, where you do not want everyone from the team to be involved in the channel. This can be when certain documents/discussions may not be shared with everyone. Or for example an annual report, applications or concepts that may not yet be seen by everyone.
To be able to do this, private channels are being rolled out from now on. If you create a channel from now on, you can set certain rights on a channel that ensure that the channel is private. Private channels are really about privacy. This is the number one reason why this functionality was developed.
What happens in the background?
Messages sent in a private channel are saved and placed in the user’s e-mail box. The mailbox is then given a label with a time indication. This shows that it is a private channel.
Normally a standard team is created as a modern group. This creates a shared mailbox, where the messages are stored. This also applies to private channels, only for the private channel your private e-mail box is used to store the messages of the participants. This is an important architectural change that was necessary for this solution. Privacy is the most important, hence this solution.
SharePoint
A separate SharePoint site collection is also created directly for each private channel. Normally channels are maintained in a folder in the SharePoint teams site. For private channels a completely new site collection is created for that channel. This was done because otherwise the owners of the team would still be able to access the private files. The site collections that are created for a private channel use a specific template. The private site contains a link to the parent team, so that you can easily navigate to it. Among other things, for private channels, the number of site collections that you can have in SharePoint has been increased from 500 thousand to 2 million.
The name of the private channel consists of the team name, followed by the private channel name. Once a name has been chosen, it will be given a fixed URL. The URL will therefore no longer be changed if you rename the private channel. This has been done to easily see that it is a private channel when you synchronize the channel with OneDrive.
The template that is used for the private channels also allows you to create other lists in SharePoint, but not pages. You can also use Planner and other 3rd party apps, which are useful in this channel.
Compliance
With regard to compliance, it is also different. By default, an e-Discovery is done on the group e-mailbox. However, this works differently for the private channels. This is because by default, every participant in the team also has access to this shared e-mailbox. E-discovery does work, but is stored in a subset of the group (only private mailbox). The rest is stored in the user e-mailbox. All messages are stored in the Skype for Business environment, but also a copy in the user e-mailbox. This will eventually change.
There are also Powershell cmdlets available for administrators and you can even make Graph calls. This can be useful if you are a developer.
Lifecycle
Within Microsoft Teams you can also set a lifecycle. This is done on the basis of a team. So pay attention. If you throw away the team, you also throw away the private channels. It is not yet possible to enable retention on private channels. This means that if you delete a private team, it will be completely gone after 30 days.
Guest access
Adding external parties to your private channel is also possible. The external party must already have access to the team before they can access the private channel.
Private channels are not displayed in the SharePoint Admin portal. But they can be seen via PowerShell. This is to prevent you from accidentally deleting private channels. This means that there will probably be tools from 3rd parties that will make it possible to do the complete management of the teams. You can create a maximum of 30 private channels per team.
Not yet known, but certainly interesting is moving between channels or making existing channels private. There are also user voice items for this.
When someone leaves and is still the owner of a private channel, another participant of the private channel automatically becomes the owner of the private channel. If there are no more participants, a SharePoint admin can assign a participant as the new owner via PowerShell.
Wiki is not yet available in a private channel of a team.
What do private channels look like in Microsoft Teams?
When you go to the channels of a team, you will see a lock for the private channels
As the owner of a team, you can see all private channels and the date they were created. A participant cannot see this.
On the left side in the menu you can see what this user has rights to. In this case only “demo private channel”
As a team owner you can decide whether you are allowed to create private channels in your team:
For managing a channel there is a small change in the menu:
In the private channel you can set the settings for the participants of the private channel. This is possible up to a maximum of 250 participants of your team. If someone is not yet in your team, you cannot add him to the private channel.
If you are the last owner of a team, you are not allowed to make yourself a member. You also cannot leave the team until there is another owner for the channel. If you do this as a Team owner, you will receive a message to contact the owner or delete the team completely.
Private channels have their own set of settings in the menu:
Management info and PowerShell the options available are:
- New-TeamChannel
- Get-TeamChannel
- Remove-TeamChannel
- Set-TeamChannel
- Add-TeamChannelUser
- Get-TeamChannelUser
- Remove-TeamChannelUser
In the admin portal you also have settings. By default, private channels are enabled. You can disable them for the entire organization in the teams policy. When you enable them later, keep in mind that it takes about 1 hour before they are available to everyone. It is also possible to exclude certain people from creating private channels via the policy:
When you go to a team in the admin center you can also make settings there.
As an admin you can not see the participants in private channels.
The rights of a private channel are kept in Teams and are updated with SharePoint every 4 hours. So if you add someone in SharePoint in the group owners or members and not in teams, they will be automatically removed. What you can do is create another rights group in SharePoint, where you set the rights for additional people.
Library in the private channel:
You can also move files between different sites and libraries as you are used to.
The most important things in a row:
250 participants per private channel
30 private channels per team
Private channels are enabled by default for your entire organization.
Rights are managed from Microsoft Teams and overwrite SharePoint rights.
2 million SharePoint Site collections available per Office 365 environment.
Retention not yet possible on private channels.
At least 1 owner per private channel.
This is what I can tell you about private channels at the moment. Get started with it and see if it works for you. If there are any changes, I will include them in this article. Good luck and have fun with it!
Update: How can you make an existing channel private in Microsoft Teams?
After the arrival of private channels, this is a question that is often asked. Sometimes a topic is initially visible to everyone, but later it turns out that it is better to keep it private. What can you do then?
I will tell you more about this in this article.
Quote: Berichten die verstuurd worden in een privé kanaal worden opgeslagen en in de gebruikers e-mailbox geplaatst
Het is mij niet duidelijk waar je deze e-mailbox kunt vinden zou deze in Outlook Online moeten staan?
Hoi Yvon,
Deze berichten zijn niet te lezen ze zijn enkel als archief en voor ediscovery uiteindelijk.
Dit is overigens ook met de andere Microsoft Teams berichten.
Het is puur voor compliance en niet voor gebruik.
gr,
Paul
Duidelijk artikel, dank daarvoor.
Echter ik heb nog 1 vraag over “Berichten die verstuurd worden in een privé kanaal worden opgeslagen en in de gebruikers e-mailbox geplaatst. De mailbox krijgt dan een label met een tijdsindicatie. Hieruit blijkt dat het gaat om een privé kanaal.”
Is de gebruikers e-mailbox een mailbox in Outlook (online) want ik kan hem niet vinden?
Hi Yvon,
Ik denk dat dit dezelfde vraag is als de vorige doordat wij op ignite waren kon ik hem niet eerder beantwoorden.
Mocht het anders zijn hoor ik het graag.
gr,
Paul
Jammer dat je ook lid moet zijn van het team, hoe zou je oplossen dat men (niet teamleden) alleen enkel toegang heeft tot een specifieke kanaal. of toch weer een team aanmaken
De enige oplossing die je op dit moment hebt is een ander team aanmaken. Wellicht dat dit in de toekomst nog aangepast gaat worden.
Ik ben momenteel volop aan het testen met de privé kanalen. via teams zijn deze idd privé, maar op de SharePoint site, staat de optie wel standaard aan dat alle leden en owners documenten mogen delen. Dus ook met personen die niet lid zijn van dit Team.of mijn privé kanaal. Je kunt het manueel uitzetten, maar vrees dat dit niet gaat gebeuren als je vele teams en privé kanalen hebt binnen je organisatie…. Heeft Microsoft hier ook al over nagegedacht?
Hi Kim,
Je kan op de SharePoint site eventueel een groep toevoegen en daar rechten indelen.
Als je dit in de bestaande eigenaren of deelnemers rechten groep doet, dan zullen deze rechten weer weg gehaald worden.
Beantwoord dit je vraag?
Beste Paul,
Bedankt voor dit artikel. Handig nu wij net aan het werken zijn gegaan met Teams. Ik heb wel 1 vraag: ik lees ” Ook kan je gebruik maken van Planner en andere 3th party apps, die handig zijn in dit kanaal.” Wij krijgen het niet voor elkaar Planner toe te voegen aan een privé kanaal. Hoe moet dit? Dank, Réanna
Hi Réanna,
Op dit moment blijkt het nog niet mogelijk. Dit komt omdat er geen Office 365 groep aanwezig is. Mocht dit veranderen, dan laat ik dit in deze blog weten en ook via onze mailings.
Je kunt wel Trello als ‘planner’ in een privekanaal toevoegen heb ik gezien.
Hi Marjolein,
Inderdaad dit is een 3rd party app die nu wel toe te voegen is.
Beste Paul, is het inmiddels al wel mogelijk om planner toe te voegen aan een privekanaal?
Hi Jeroen,
Helaas is het nog steeds niet mogelijk.
Wanneer je in een prive-kanaal een Notitieblok aanmaakt, is deze te zien in Bestanden. Dat is niet zo bij de gewone kanalen. Risico is dat dit notitieblok per ongeluk verwijderd wordt onder bestanden. Kan de locatie van een notitieblok onder een prive-kanaal aangepast worden?
Hi Ton,
Dit is zeker mogelijk. Je kan de notitieblok in een andere bibliotheek opslaan. Dit doe je dan alleen vanuit de SharePoint site. Daar maak je eerst een nieuwe bibliotheek aan en vervolgens plaats je hier de OneNote in. Deze is dan wel in te zien door iedereen, maar lastig te verwijderen.
Beantwoord dit je vraag?
Ben op zoek naar de mogelijkheid om alle leden van een kanaal een uitnodiging te sturen van een sessie op een bepaald tijdstip… Kan ze wel individueel toevoegen maar met een kanaal van 200 leden is dat een hels karwei iemand een idee buiten een distributie lijst
Hi Marcel,
Dit is momenteel nog niet mogelijk wel is hier al een Uservoice voor wellicht kan je hierop stemmen https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public/suggestions/39015895-add-groups-as-member-to-private-channels
Klopt het dat je een planner niet kan toevoegen aan een privé kanaal en wel aan een open kanaal?
Hi Anneke,
Dit is inderdaad niet mogelijk. Er zit geen Office365 groep aan het privé kanaal. Dit komt misschien wel in de toekomst.
Een rpive kanaal leek mij handig zodat leerlingen elkaar niet gaan treiteren tussen klassen. Maar je kunt dus geen vergaderingen plannen in een prive kanaal. Is er een mogelijkheid om een prive kanaal weer openbaar te maken?
Alvast bedankt!
Hi Serena,
Je kan een prive kanaal helaas niet meer openbaar maken. Dit kan wellicht in de toekomst wel. Waarom zou je de vergadering in een prive kanaal willen doen inplaats van een normale vergadering?
Je kan wel via de knop nu vergaderen in het kanaal direct vergaderen in het prive kanaal. Niet optimaal maar het kan wel.
Hallo Paul,
Bedankt voor je reactie.
Ik heb 6 brugklassen allemaal in het brugklas team maar zodat ze niet komen keten heb ik voor iedere groep een aparte prive groep gemaakt, vandaar.
Wij hebben een team voor een afdeling. Binnen dit team hebben we kanalen gemaakt voor specifieke onderwerpen.
Deze staan op privé, omdat de overige team leden niet bij de bestanden hoeven. Denk aan financiële bestanden.
De personen binnen dit kanaal vergaderen ook en de rest van de teamleden hoeft daar niet mee belast te worden. Daarom. 🙂
Hi René,
Duidelijk dit is inderdaad nog niet mogelijk. Enige wat je dan kan doen is daar aparte vergaderingen voor aanmaken. Ik snap dat dit verre van optimaal is. Wellicht goed om hier een uservoice van te maken als die er nog niet is.
Hi Paul,
Het is idd jammer dat dit er nog niet is. Er is een UserVoice van. Ik zal de link hierbij plakken zodat men hierop kan stemmen.
https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public/suggestions/39560821-create-meeting-in-private-channel#comments
Hopen dat het snel opgepakt gaat worden.
Groet,
René
Dank voor de link Rene!
Is dit inmiddels mogelijk? 🙂
Nee helaas dit gaat ook niet veranderen verwacht ik.
Vraag van mij wij hebben een probleem we willen van een privé kanaal weer een openbaar kanaal maken, we dachten dat het handig was om op school alle vakken privé te maken maar daar zijn we van terug gekomen. We kunnen natuurlijk allemaal nieuwe kanalen aanmaken maar in de privé kanalen staan soms opnames en berichten in de chat die we willen bewaren.
Dus de vraag is eigenlijk kan je een privé kanaal ook weer openbaar kanaal maken.
Hi Henk,
Helaas is het op dit moment niet mogelijk om een privé kanaal openbaar te maken of andersom.
De enige optie die je hebt is een nieuw kanaal aanmaken naast het oude kanaal.
Zie ook deze links:
https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public/suggestions/38974249-make-public-channel-private
https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public/suggestions/38535709-convert-private-channel-to-public-channel
gr,
Paul
Goedemiddag,
Onlangs zijn wij op het werk gestart met Teams, en dat is ook op onze privé telefoons geïnstalleerd, en dat werkt goed.
Echter privé kreeg ik een uitnodiging om deel te nemen aan een vergadering (had niets met het werk te maken), waarbij ook van Teams gebruik gemaakt werd.
Nu kon ik daaraan niet deelnemen omdat Teams op mijn privé smartphone is geïnstalleerd en ingericht voor mijn werk.
De link die gestuurd werd naar mijn privé e-mailadres opende wel de Teams app, maar verder gebeurt er niets. Je kunt dan niet deelnemen.
Is er een mogelijkheid om werk en privé gescheiden te houden in de Teams app op de smartphone?
Is het mogelijk om de app op de smartphone ook volledig privé te gebruiken? Of daar een privé ingang aan toe te kennen?
Hi Bas,
De vraag past niet onder deze blog. Maar wat je zou moeten doen is in de mobiel je prive account toevoegen aan teams als 2e login.
Deze link legt uit hoe je dit doet https://ucstatus.com/2019/08/04/add-a-second-account-to-the-teams-mobile-app/
gr,
Paul
Hallo,
In ons Team ‘groep 3/4’ hebben wij twee privékanalen gemaakt: één voor groep 3 en één voor groep 4, zodat wij met de gesplitste groep kunnen videobellen. Klopt het dat ik privékanalen niet kan selecteren in de agenda om het videobelmoment bij iedereen in te plannen? Nu bel ik op het moment zelf in en hoop ik maar dat iedereen eraan gedacht heeft…
Hi Sabine,
Helaas werkt dit niet in een privé kanaal. Wat je eigenlijk zoekt zijn breakout rooms. Ik weet wel dat Microsoft hiermee bezig is maar dit is nog niet uitgerold of in test fase. Zodra dit er is dan komt hier direct een blog van. https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public/suggestions/35000044-introduce-breakout-room-functionality
Voor mijn klas met studenten wil ik gebruik maken van planner. Ik heb het als volgt bedacht. Ik maak een team aan met per student een kanaal. Dus elk kanaal krijgt een naam. Het mooist zou zijn als studenten niet in elkaars kanaal kunnen kijken en dus wil ik graag gebruik maken van de prive modus. Dan kom ik alleen op het volgende probleem: Ik kan geen planner toevoegen in een prive kanaal. Kan dit wel? Zo ja kan je mij vertellen hoe?
Hi Sharon,
Mooi bedacht helaas werkt dit alleen niet zo. Daarnaast kun je maximaal 30 privé kanalen aanmaken.
Een planner kun je momenteel nog niet toevoegen.
Ik heb een overleg gepland met 3 vereiste deelnemers. Ik heb geen optionele deelnemers toegevoegd, bij het versturen van de uitnodiging is dat vak leeg.
Op de een of andere manier krijgen alle anderen (leden en teamgasten) toch ook een uitnodiging voor dit overleg. MS Teams voegt ze dan blijkbaar zelf toe als optionele deelnemer. Dat zie ik pas als deze de vergadering weigeren of accepteren. En als ik ze dan vervolgens schrap als optionele deelnemer, krijgen ze weer een uitnodiging, of in ieder geval een update.
Hoe zorg ik dat de uitnodiging voor het overleg alleen bij de vereiste deelnemers terecht komt?
Hi Dianne,
Dit gebeurt neem ik aan bij een meeting die je organiseert in een kanaal?
Dan wordt automatisch iedereen uitgenodigd. Hiervoor zul je dan toch een outlook invite moeten maken.
gr.
Paul
Dank voor je reactie. Ik kan alleen geen outlook invite maken, dit komt, neem ik aan, doordat wij de gratis MS Teamsversie gebruiken?
Hi Dianne,
Dat klopt in de gratis versie van Teams kun je geen meetings plannen.
gr,
Paul
Hallo Paul,
Binnen een prive kanaal wil ik graag ook de planner gebruiken (om zo een totaal overzicht te behouden op persoon niveau)
Echter de Planner app lijkt niet beschikbaar voor een prive kanaal.
Zijn er andere mogelijkheden om toch de planner te blijven gebruiken (aangezien dat de app is die we binnen het bedrijf en dus alle kanalen gebruiken)?
Of staat er op de agenda van Microsoft Teams om deze app ook beschikbaar te maken voor prive kanalen?
groet,
Saskia
Hi Saskia, Deze vraag heb ik al vaak gezien helaas is dit nog steeds niet mogelijk. Ik heb het net ook nog dubbel gecheckt of je een workaround zou kunnen gebruiken maar dat werkt helaas ook niet.
Is het mogelijk (net als in het algemene kanaal) het tabblad “Opdrachten” in prive kanalen te hebben?
Alvast dank!
Dit kan helaas niet. Ik neem aan dat je het over onderwijs hebt als je over opdrachten spreekt.
Wij hebben een kanaal dat niet voor alle members van het bovenliggende team (Finance) relevant maar wel voor enkele anderen uit de organisatie (HR). Wij willen nu een nieuw team aanmaken met alleen de personen waarvoor die informatie relevant is. Bovendien zouden er binnen dat team nog meer vergelijkbare kanalen aangemaakt kunnen worden. Is het mogelijk een kanaal naar een ander team te verplaatsen of moet er dan een nieuw kanaal gemaakt worden waar alle info uit het oude kanaal naar toe verplaatst of gekopieerd wordt ?
Hi Martin,
Dank voor je reactie op dit moment is het alleen mogelijk om een soort van migratie slag te doen. Dus kopiëren naar een nieuw team/kanaal. Houdt er wel rekening mee dat je ook de conversaties kwijt bent op dat moment. En dus alleen de bestanden kan migreren. Tenzij je 3rd party tooling gebruikt.
Hi Paul,
Bedankt voor je antwoord. Gelukkig zaten er nog geen conversaties in het kanaal maar alleen een Wiki en een aantal documenten. Het wordt dan dus kopieren en daarna het origineel verwijderen.
Ja dat zou ik wel doen 🙂 Ik zou overigens geen wiki gebruiken.
Kan je in nieuw aangemaakte kanalen ook opdrachten zetten net zoals je kan in algemeen? Zi krijgen we geen lange lijst met opdrachten, wat op een geeven moment best onoverzichtelijk is.
Hi Bas,
Je doelt daarmee op de opdrachten in OneNote? Je kan er wel een kopie neerzetten maar geen nieuwe aanmaken.
Hallo Paul,
Op mijn werk hebben wij ook teams. Leuk programma en het werkt goed. Wat wij ons afvragen als collega’s onderling is, wanneer je een privé chat voert, hoe privé is dit. Kunnen ze op de achtergrond meekijken vanuit ICT bijvoorbeeld.
Of is dit überhaupt niet mogelijk?. Soms voer je wel eens een privé gesprek maar als dit te controleren is hoe privé is het dan?.
Mogelijk is het altijd via een audit maar zie ook onderstaande van security.nl waar specifiek ingegaan wordt op je vraag
is de link:Tegelijkertijd hééft een werkgever soms het recht om inzage te krijgen in chats. Je hebt weliswaar privacy op het werk, maar die is niet onbeperkt. Als er een duidelijk bedrijfsbelang is om de chats te lezen, dan mag dat. Wel moet dit in een reglement zijn uitgewerkt en moet het in een concreet geval relevant en noodzakelijk zijn, maar het mag. (En in dat reglement zeggen dat de werkgever altijd alles mag zien, is niet rechtsgeldig.)
Het doet er dus uiteindelijk niet toe of de gesprekken via Teams gevoerd worden, via de mail of op een andere manier. Waar het om gaat is hoe privé het gesprek is en hoe groot het bedrijfsbelang is dat je daar tegenover stelt (en dat dus in je reglement is uitgewerkt).
Beste Paul,
Duidelijke uitleg. Een vraag heb ik voor je. Zodra je een chat met iemand start kan je bovenin zien hoelaat die laatst gezien is… hoe kan ik dit bij mezelf uit zetten dan anderen mensen het niet van mij Zien?
Mvg Anna
Hi Anna,
Ik zit te kijken maar kan nergens een tijd vinden waar jij het over hebt.
Kun je meer toelichten hoe je daar zou komen?
Hallo,
Ik heb een hoofdteam aangemaakt. Hier heb ik een aantal externe personen in toegevoegd.
Nu heb ik binnen het hoofdteam een aantal privekanalen aangemaakt.
Echter het lukt mij niet om alle externe personen aan een privekanaal toe te voegen terwijl ze wel in het hoofdkanaal lid/gast zijn.
Het zou kunnen zijn dat dit met Policy is afgevangen.
Even voor de zekerheid je hebt een team gemaakt en in dat team zijn de externe toegevoegd. Daarna heb je kanalen aangemaakt en de externe die al lid was van het team toegevoegd aan het prive kanaal?
Hallo Paul,
Ik heb inderdaad de bovenstaande stappen gedaan.
Nu zijn er enkele externe die niet aan een prive kanaal toegevoegd kunnen worden.
Hi Klaas Jan,
Dat is apart ik weet de inrichting natuurlijk niet van jullie teams omgeving. Maar zoals het nu klinkt kan het een bug zijn en zou ik deze aanmelden bij Microsoft via service request.
gr,
Paul
Goedemorgen Paul,
Super mooi overzicht, dankjewel! En ook top dat je alle reacties steeds beantwoord.