Wat is Microsoft Syntex en wat doet het?

Microsoft Syntex is een krachtige tool die gebruikmaakt van geavanceerde AI- en machine teaching-modellen om inhoudstypen te identificeren, metadata uit documenten te extraheren en datalabels toe te passen. Het is gebaseerd op SharePoint en biedt een breed scala aan mogelijkheden om de efficiëntie van documentbeheer te verbeteren en de productiviteit te verhogen.

Begrijpen van belangrijke termen

Voordat we dieper ingaan op de functionaliteit van Microsoft Syntex, is het belangrijk om enkele essentiële termen te begrijpen. Deze termen zijn cruciaal voor het begrijpen van de werking van de tool.

Inhoudstypen

Een inhoudstype kan worden gezien als een container die het documenttype en de bijbehorende metadata bevat. Het speelt een essentiële rol bij het organiseren en categoriseren van documenten. Een inhoudstype voor een contract kan bijvoorbeeld verschillende soorten contracten bevatten, zoals “huurcontracten” en “arbeidscontracten”. Elk type contract kan zijn eigen set metadata hebben, zoals de startdatum, einddatum en betrokken partijen. Door inhoudstypen te definiëren, kunnen documenten gemakkelijk worden gesorteerd, gefilterd en gevonden.

Metadata

Metadata verwijst naar de termen die worden gebruikt om een contract te beschrijven. Deze termen worden opgeslagen in kolommen en spelen een cruciale rol bij het sorteren, filteren en vinden van gegevens in SharePoint. Bijvoorbeeld, een stuk metadata kan “actief” of “verlopen” zijn, waarmee het status van een contract kan worden aangegeven. Verschillende inhoudstypen kunnen dezelfde metadata hebben, maar slechts één inhoudstype kan een document identificeren. Het vastleggen van de juiste metadata is essentieel om documenten gemakkelijk te kunnen vinden en beheren.

Retentie van documenten

Een ander belangrijk aspect van documentbeheer is retentie. Retentie verwijst naar de periode waarin documenten moeten worden bewaard voordat ze worden verwijderd. In SharePoint kan een retentielabel worden toegepast op het niveau van het inhoudstype om ervoor te zorgen dat documenten niet per ongeluk worden verwijderd voordat de retentieperiode is verstreken. Door retentielabels toe te passen, kunnen organisaties voldoen aan wettelijke vereisten en interne beleidsregels voor het bewaren van documenten.

Hoe werkt Microsoft Syntex?

Nu we een goed begrip hebben van de belangrijkste termen, laten we eens kijken naar de werking van Microsoft Syntex. Deze tool maakt gebruik van geavanceerde AI- en machine teaching-modellen om automatisch inhoudstypen te identificeren, metadata uit documenten te extraheren en datalabels toe te passen.

1. Identificatie van inhoudstype

Het eerste aspect van de functionaliteit van Microsoft Syntex is het identificeren van het inhoudstype van een document. Dit gebeurt door de tool te trainen om te herkennen hoe verschillende documenttypen eruitzien en welke zinnen en patronen kenmerkend zijn voor elk type. Het is belangrijk om documenten te hebben die vergelijkbaar zijn in termen van structuur en inhoud, zodat de AI van Syntex ze kan onderscheiden.

2. Metadata-extractie

Met behulp van form processing- of document understanding-modellen kan Microsoft Syntex worden getraind om metadata in documenten te vinden en deze naar SharePoint-kolommen te extraheren. Dit betekent dat de tool automatisch de relevante informatie kan identificeren, zoals factuurnummers, datums of andere belangrijke gegevens, en deze kan vastleggen in de juiste kolommen. Dit vereenvoudigt het beheer en de zoekfunctionaliteit van documenten aanzienlijk.

3. Toepassing van datalabels

Een ander belangrijk aspect van Microsoft Syntex is het automatisch toepassen van datalabels. Dit kunnen gevoeligheids- of retentielabels zijn, afhankelijk van het geïdentificeerde inhoudstype. Gevoeligheidslabels kunnen bijvoorbeeld worden toegepast op vertrouwelijke documenten om de toegang tot bepaalde gebruikers te beperken. Retentielabels kunnen worden toegepast om ervoor te zorgen dat documenten gedurende een bepaalde periode worden bewaard voordat ze worden verwijderd.

Voordelen van Microsoft Syntex

Microsoft Syntex biedt verschillende voordelen voor organisaties die hun documentbeheer willen verbeteren. Enkele van de belangrijkste voordelen zijn:

• Verbeterde efficiëntie: Door het automatisch identificeren van inhoudstypen, het extraheren van metadata en het toepassen van datalabels, helpt Microsoft Syntex bij het stroomlijnen van documentbeheerprocessen en het verminderen van handmatige inspanningen.
• Verbeterde zoekfunctionaliteit: Het vastleggen van metadata maakt het gemakkelijker om documenten te vinden en te filteren op basis van specifieke criteria. Dit verbetert de zoekfunctionaliteit en bespaart tijd bij het zoeken naar relevante documenten.
• Betere naleving van regelgeving: Door retentielabels toe te passen, kunnen organisaties voldoen aan wettelijke vereisten voor het bewaren van documenten. Dit helpt ook bij het verminderen van juridische risico’s en het waarborgen van naleving van interne beleidsregels.
• Snellere migratie naar SharePoint Online: Voor organisaties die overstappen van papieren documenten of on-premises systemen naar SharePoint Online, biedt Microsoft Syntex een geautomatiseerde oplossing voor het extraheren van metadata en het organiseren van documenten.

Toepassingsgebieden van Microsoft Syntex

Microsoft Syntex kan nuttig zijn in verschillende scenario’s en toepassingsgebieden, waaronder:

• Digitalisering van papieren documenten: Organisaties die hun papieren documenten willen digitaliseren, kunnen profiteren van de automatische identificatie van inhoudstypen en het extraheren van metadata.
• Migratie naar SharePoint Online: Bij het migreren van documenten van on-premises systemen naar SharePoint Online biedt Microsoft Syntex een geautomatiseerde manier om inhoudstypen en metadata vast te leggen.
• Verbeterd documentbeheer: Door het automatisch toepassen van datalabels, zoals gevoeligheids- en retentielabels, helpt Microsoft Syntex bij het verbeteren van het documentbeheer en het waarborgen van naleving van regelgeving.
• Geautomatiseerde gegevensclassificatie: Microsoft Syntex kan ook worden gebruikt om gevoelige informatie te identificeren en te labelen, waardoor organisaties de beveiliging van hun documenten kunnen verbeteren.

Conclusie

Microsoft Syntex is een krachtige tool waarmee organisaties hun documentbeheer kunnen verbeteren door automatische identificatie van inhoudstypen, metadata-extractie en toepassing van datalabels. Met behulp van geavanceerde AI- en machine teaching-modellen biedt Syntex een efficiënte en gestroomlijnde oplossing voor het organiseren, categoriseren en beheren van documenten. Door het gebruik van Syntex kunnen organisaties hun productiviteit verhogen, de zoekfunctionaliteit verbeteren en voldoen aan wettelijke vereisten voor het bewaren van documenten. Het is een waardevolle tool voor iedereen die op zoek is naar een efficiënter en geautomatiseerd documentbeheerproces.